BEM Unsoed – Telah berlangsung salah satu program kerja dari Biro Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Jenderal Soedirman (BEM Unsoed), yaitu Secretary SOP Administration and Organization (SPOT) yang dilaksanakan pada hari Sabtu (22/03) pukul 19.30–22.55 WIB di Aula Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Unsoed. SPOT merupakan Kegiatan yang mengumpulkan sekretaris setiap kementerian/biro dalam rangka sosialisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi, seperti pedoman administrasi, format surat keluar, sertifikat, proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban kegiatan, dan pembuatan Google Formulir.
(Sumber: Biro Kesekretariatan)
Acara ini diadakan guna menjadi wadah bagi seluruh sekretaris kementerian/biro BEM Unsoed untuk bersama-sama mempelajari alur/pedoman administrasi Kabinet Seraya Kita. Selain itu, melalui kegiatan SPOT ini, menjadi media bagi Biro Kesekretariatan untuk menyalurkan SOP administrasi dan menjaga silaturahmi antara sekretaris kementerian/biro dalam membantu Biro Kesekretariatan mewujudkan sistem tata kelola administrasi BEM Unsoed yang efektif dan efisien.
(Sumber: Biro Kesekretariatan)
Acara ini dimulai dengan diawali pembukaan oleh penanggung jawab SPOT, yaitu Khashia Naqiya Fasya, dilanjutkan sambutan dari Lina Mai Efiani selaku Kepala Biro Kesekretariatan dan Syaddam Inhaf selaku Kepala Satuan Pengelola Internal (SPI) guna membuka acara secara resmi. Setelah sambutan-sambutan, dilanjutkan dengan perkenalan sekretaris kementerian/biro hingga pemaparan materi SPOT berlangsung. Sesi materi diawali dengan pemaparan terkait pedoman administrasi surat keluar dan sertifikat, dilanjut dengan pemaparan terkait proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), sosialisasi SOP data, sosialisasi pengoperasian website Trello sebagai media pendukung dalam proses administrasi antara Biro Kesekretariatan dan sekretaris kementerian/biro. Setelah pemaparan materi, diadakan quiz seputar materi yang sudah disampaikan dengan tujuan untuk menguji tingkat pemahaman sekretaris kementerian/biro dan memberikan apresiasi kepada tiga peserta dengan nilai tertinggi. Setelah itu, peserta mengikuti sesi ice breaking dan memberi hadiah bagi peserta. Sebelum penutupan, Biro Kesekretariatan memberikan apresiasi kepada seluruh peserta. Selanjutnya, pada sesi penutupan acara diakhiri dengan penutupan, pemberian apresiasi kepada seluruh sekretaris kementerian/biro, dan dokumentasi.
Seluruh rangkaian acara berjalan dengan baik dan lancar dengan suasana yang menyenangkan, sehingga para peserta tidak merasa jenuh selama acara berlangsung.
Penulis: Biro Kesekretariatan
Editor: Imam Malik Sudira